Discussion:
Mehrere Abrechnungen je Jahr auch mit kommerzieller Software?
(zu alt für eine Antwort)
Jonas Hoppe
2021-10-19 11:31:12 UTC
Permalink
Hallo

Ich bin Kassier in einem Orchesterverein, der Frühlings- und
Herbstkonzerte aufführt. Es gibt also zwei Konzertabrechnungen je Jahr
(Gegenüberstellungen budgetierte und erreichte Aufwände und Erträge).

Dazu ordne ich jeder Erfolgsbuchung einen Budgetposten im jeweiligen
Konzertbudget zu, damit diese Konzertabrechnungen möglich sind.

Nun frage ich mich, ob auch in einer kommerziellen Software mehrere
Abrechnungen je Jahr möglich sind. Vielleicht muss man dann jeder
Erfolgsbuchung einen Code mitgeben, der anzeigt, zu welcher Abrechnung
die Buchung gehört?

Vielen Dank.
--
Grüsse, Jonas
---
Jonas Hoppe
2021-10-19 11:53:50 UTC
Permalink
Post by Jonas Hoppe
Dazu ordne ich jeder Erfolgsbuchung einen Budgetposten im jeweiligen
Konzertbudget zu, damit diese Konzertabrechnungen möglich sind.
Das mache ich mit einer selbst gebastelten Access-Datenbank.
--
Grüsse, Jonas
---
Thomas Homilius
2021-10-19 11:59:50 UTC
Permalink
Post by Jonas Hoppe
Erfolgsbuchung
Machst du denn tatsaechlich eine Bilanz oder nur eine
Einnahme-Ueberschussrechnung?

Bist du gewerblich oder freiberuflich?
--
Thomas Homilius
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Jonas Hoppe
2021-10-19 12:30:31 UTC
Permalink
Post by Thomas Homilius
Machst du denn tatsaechlich eine Bilanz oder nur eine
Einnahme-Ueberschussrechnung?
Eine Bilanz und eine Erfolgsrechnung, also doppelte Buchhaltung bzw.
-führung, so wie ich das mal in der Schule gelernt habe. :-)

Ich wüsste nicht, wie ich auf andere Weise am Jahresschluss zeigen
könnte, woher die Einnahmen gekommen sind und wofür wir Geld ausgegeben
haben.
Post by Thomas Homilius
Bist du gewerblich oder freiberuflich?
Ich würde sagen, weder noch. :-)

Wie gesagt, es handelt sich um einen Verein, für dessen Finanzen ich
zuständig bin.
--
Grüsse, Jonas
---
Jonas Hoppe
2021-10-19 12:34:57 UTC
Permalink
Post by Jonas Hoppe
Wie gesagt, es handelt sich um einen Verein, für dessen Finanzen ich
zuständig bin.
Vielleicht etwas genauer: Es ist ein Orchesterverein, dessen Mitglieder
die Musik als Hobby betreiben, also Amateure sind. Die Vereinsfinanzen
und die anderen administrativen Aufgaben werden von den entspr. Leuten
alle ehrenamtlich bzw. ohne Entgelt wahrgenommen.
--
Grüsse, Jonas
---
Volker Englisch
2021-10-19 16:17:54 UTC
Permalink
Post by Jonas Hoppe
Ich bin Kassier in einem Orchesterverein, der Frühlings- und
Herbstkonzerte aufführt. Es gibt also zwei Konzertabrechnungen je Jahr
(Gegenüberstellungen budgetierte und erreichte Aufwände und Erträge).
Dazu ordne ich jeder Erfolgsbuchung einen Budgetposten im jeweiligen
Konzertbudget zu, damit diese Konzertabrechnungen möglich sind.
Nun frage ich mich, ob auch in einer kommerziellen Software mehrere
Abrechnungen je Jahr möglich sind.
Also möchtest du getrennt Frühlings- und Herbstkonzerte betrachten? Die
Budgetposten doppelt anzulegen wäre keine Lösung?

Ansonsten schmeckt das IMO nach Kostenstellenrechnung.
Post by Jonas Hoppe
Vielleicht muss man dann jeder Erfolgsbuchung einen Code mitgeben, der
anzeigt, zu welcher Abrechnung die Buchung gehört?
Definiere bitte "Abrechnung".

V.
Jonas Hoppe
2021-10-19 17:46:58 UTC
Permalink
Post by Volker Englisch
...zwei Konzertabrechnungen je Jahr
(Gegenüberstellungen budgetierte und erreichte Aufwände und Erträge).
...
Post by Volker Englisch
Also möchtest du getrennt Frühlings- und Herbstkonzerte betrachten? Die
Budgetposten doppelt anzulegen wäre keine Lösung?
Du meinst im Kontenplan (zB. 'Notenaufwand Frühling' und 'Notenaufwand
Herbst')?
Die Idee kam mir auch schon. Ich dachte aber, es gäbe bei den
kommerziellen Buchhaltungsprogrammen Mechanismen, wo das einfacher und
schlanker ginge.
Post by Volker Englisch
Ansonsten schmeckt das IMO nach Kostenstellenrechnung.
Ja, auch das dämmerte mir schon. Da könnte ich aber nur Aufwände
zuordnen, nicht Erträge, oder doch?
Post by Volker Englisch
Vielleicht muss man dann jeder Erfolgsbuchung einen Code mitgeben, der
anzeigt, zu welcher Abrechnung die Buchung gehört?
Definiere bitte "Abrechnung".
Siehe hier ganz oben. :-)
--
Grüsse, Jonas
---
Volker Englisch
2021-10-20 15:57:45 UTC
Permalink
Post by Jonas Hoppe
Post by Volker Englisch
...zwei Konzertabrechnungen je Jahr
(Gegenüberstellungen budgetierte und erreichte Aufwände und Erträge).
...
Post by Volker Englisch
Also möchtest du getrennt Frühlings- und Herbstkonzerte betrachten? Die
Budgetposten doppelt anzulegen wäre keine Lösung?
Du meinst im Kontenplan (zB. 'Notenaufwand Frühling' und 'Notenaufwand
Herbst')?
Die Idee kam mir auch schon. Ich dachte aber, es gäbe bei den
kommerziellen Buchhaltungsprogrammen Mechanismen, wo das einfacher und
schlanker ginge.
Post by Volker Englisch
Ansonsten schmeckt das IMO nach Kostenstellenrechnung.
Ja, auch das dämmerte mir schon. Da könnte ich aber nur Aufwände
zuordnen, nicht Erträge, oder doch?
Datev KORE kann das zum Beispiel auch mit Erträgen. Damit habe ich
unserem Chef noch jede Auswertung gebastelt, die er wollte :) Die
Struktur der Auswertungen ist dort relativ frei erstellbar. Ist ein
bisschen Arbeit, aber die macht man ja nur einmal...

Ob und bei welchen anderen kommerziellen Programmen das so geht, weiss
ich leider nicht.

Eine vielleicht ganz dumme Frage: Du kannst über Deine Access-Datenbank
nicht aufgrund der Belegdaten die Auswertungen herausbekommen? So nach
dem Motto: SELECT SUM(betrag) FROM buchungen WHERE belegdatum::TEXT
BETWEEN '2021-01-01' AND '2021-06-30'. Sorry, ist PostgreSQL-Notation,
aber bei Access gehts bestimmt ähnlich.

V.
Jonas Hoppe
2021-10-20 17:08:21 UTC
Permalink
Wie sagte schon Forrest Gump? "Dumm ist der, der Dummes tut."
Post by Volker Englisch
Du kannst über Deine Access-Datenbank
Post by Volker Englisch
nicht aufgrund der Belegdaten die Auswertungen herausbekommen? So nach
dem Motto: SELECT SUM(betrag) FROM buchungen WHERE belegdatum::TEXT
BETWEEN '2021-01-01' AND '2021-06-30'. Sorry, ist PostgreSQL-Notation,
aber bei Access gehts bestimmt ähnlich.
Danke für den Hinweis.

Wenn ich Dich richtig verstehe, dann zB. alle Buchungen mit Datum
1.1.-30.6. = Abrechnung der Frühlingskonzerte und alle Buchungen mit
Datum 1.7.-31.12. = Abrechnung der Herbstkonzerte.

Es ist nun halt so, dass es innerhalb eines Datumsbereichs von-bis
Buchungen für beide Abrechnungen geben kann. Zb. kommen Zuwendungen von
Privaten meistens in der ersten Jahreshälfte rein, die ich dann je zur
Hälfte der Frühlings- und der Herbstabrechnung zuordne.
--
Grüsse, Jonas
---
Jonas Hoppe
2021-10-20 17:27:29 UTC
Permalink
Post by Jonas Hoppe
Es ist nun halt so, dass es innerhalb eines Datumsbereichs von-bis
Buchungen für beide Abrechnungen geben kann...
Eigentlich ist meine Frage schon beantwortet.

Repetition:

Es sind 2 Budgets vorhanden: ein Budget für die Frühlings- und eines für
die Herbstkonzerte (wir sind ein Orchesterverein).

1. Abrechnung:
Gegenüberstellung Budget Frühlingskonzerte und zugeordnete Ergebnisse

2. Abrechnung
Gegenüberstellung Budget Herbstkonzerte und zugeordnete Ergebnisse

Frage:
Ist dieser Mechanismus in kommerzieller Buchhaltungssoftware implementiert?

Wenn ich richtig verstanden habe, eigentlich nein. Mit Zweckentfremdung
von Kostenstellenrechnung oder doppelter Kontenhaltung (je für Frühling
und Herbst) trotzdem machbar.

Dann kann ich also getrost bei meiner Lösung (MS-Access) bleiben, wo ich
komfortable Automatismen für das Buchen eingebaut habe, die ich in
kommerzieller Software wohl nicht nachbauen könnte.

Danke für alle Antworten.
--
Grüsse, Jonas
---
Volker Englisch
2021-10-21 17:23:33 UTC
Permalink
Post by Jonas Hoppe
Ist dieser Mechanismus in kommerzieller Buchhaltungssoftware implementiert?
Wenn ich richtig verstanden habe, eigentlich nein. Mit Zweckentfremdung
von Kostenstellenrechnung oder doppelter Kontenhaltung (je für Frühling
und Herbst) trotzdem machbar.
Zumindest hatte ich noch keine in der Hand, in der das möglich gewesen
wäre. Ich vermute mal, dass Du in einer Suchmaschine schon selbst nach
Buchhaltungssoftware für Orchester bzw. Musiker gesucht hast.

V.
Stefan Schmitz
2021-10-20 17:30:41 UTC
Permalink
Post by Jonas Hoppe
Wie sagte schon Forrest Gump? "Dumm ist der, der Dummes tut."
Post by Volker Englisch
Du kannst über Deine Access-Datenbank
Post by Volker Englisch
nicht aufgrund der Belegdaten die Auswertungen herausbekommen? So nach
dem Motto: SELECT SUM(betrag) FROM buchungen WHERE belegdatum::TEXT
BETWEEN '2021-01-01' AND '2021-06-30'. Sorry, ist PostgreSQL-Notation,
aber bei Access gehts bestimmt ähnlich.
Danke für den Hinweis.
Wenn ich Dich richtig verstehe, dann zB. alle Buchungen mit Datum
1.1.-30.6. = Abrechnung der Frühlingskonzerte und alle Buchungen mit
Datum 1.7.-31.12. = Abrechnung der Herbstkonzerte.
Es ist nun halt so, dass es innerhalb eines Datumsbereichs von-bis
Buchungen für beide Abrechnungen geben kann. Zb. kommen Zuwendungen von
Privaten meistens in der ersten Jahreshälfte rein, die ich dann je zur
Hälfte der Frühlings- und der Herbstabrechnung zuordne.
Was meinst du eigentlich mit "Abrechnung der Konzerte"?

Wenn es um den Gewinn oder Verlust der einzelnen Konzerte geht, sollten
Zuwendungen (und Mitgliedsbeiträge) gar nicht eingehen.
Jonas Hoppe
2021-10-20 17:49:50 UTC
Permalink
Post by Stefan Schmitz
Was meinst du eigentlich mit "Abrechnung der Konzerte"?
Ich hatte 3 Minuten vor Deinem Post genau dies zu erklären versucht.
Post by Stefan Schmitz
Wenn es um den Gewinn oder Verlust der einzelnen Konzerte geht, sollten
Zuwendungen (und Mitgliedsbeiträge) gar nicht eingehen.
Was ist der Grund, wenn ein Orchester Passivmitglieder- (private
Zuwendungen) und Aktivmitglieder-Beiträge einsammelt?

Doch wohl, um damit die Konzerte (teilweise) zu finanzieren.

Also ordne ich diese Eingänge sehr wohl anteilmässig den Frühlings- und
Herbstkonzerten zu.
--
Grüsse, Jonas
---
Stefan Schmitz
2021-10-21 09:20:58 UTC
Permalink
Post by Jonas Hoppe
Post by Stefan Schmitz
Was meinst du eigentlich mit "Abrechnung der Konzerte"?
Ich hatte 3 Minuten vor Deinem Post genau dies zu erklären versucht.
Post by Stefan Schmitz
Wenn es um den Gewinn oder Verlust der einzelnen Konzerte geht, sollten
Zuwendungen (und Mitgliedsbeiträge) gar nicht eingehen.
Was ist der Grund, wenn ein Orchester Passivmitglieder- (private
Zuwendungen) und Aktivmitglieder-Beiträge einsammelt?
Doch wohl, um damit die Konzerte (teilweise) zu finanzieren.
Ich würde sagen, um ganz allgemein das Orchester zu finanzieren.

Oder gibt es gar keine Aktivitäten/Ausgaben, die nicht einem Konzert
zuzuordnen ist? Keine Ausstattung an langlebiger Technik und
Materialien, die dem Verein gehören und deren Ersatz aus der
Vereinskasse finanziert wird?
Post by Jonas Hoppe
Also ordne ich diese Eingänge sehr wohl anteilmässig den Frühlings- und
Herbstkonzerten zu.
Jonas Hoppe
2021-10-21 10:54:41 UTC
Permalink
Post by Stefan Schmitz
Oder gibt es gar keine Aktivitäten/Ausgaben, die nicht einem Konzert
zuzuordnen ist? ...
Das natürlich schon. Um meine Frage nicht zu verkomplizieren, habe ich
das weggelassen.

Andere Orchester werden sicher auch wissen wollen, wie ein bestimmtes
Konzertprojekt finanziell abgeschlossen hat. Und diese Finanzrechnung
deckt sich dann wohl nicht mit der Jahresrechnung.

Ich fragt mich halt, ob ich bei meiner Lösung, jeder Erfolgsbuchung
einen Budgetposten zuzuweisen, damit am Schluss die Gegenüberstellung
Budget-Ergebnis erstellt werden kann, bleiben kann oder ob es
professioneller geht, was auch immer das sein mag.

Die Antwort, scheint mir, ist ja. Und nein, es geht nicht
professioneller. :-)
--
Grüsse, Jonas
---
Jonas Hoppe
2021-10-22 06:04:02 UTC
Permalink
Okay, anderer Lösungsansatz: Kannst Du Deinen Buchungssätzen ein
weiteres Kennzeichen hinzufügen? Nennen wir es Abrechnungskennzeichen
(gerne auch abkürzbar). Dort erfasst Du bei jeder Buchung beispielsweise
ein F oder ein H. Darauf könnte man dann eine Abfrage aufbauen.
Ja, fast genau so mache ich es seit rund 20 Jahren. :-)

Normalerweise sind die Budgetposten und die Buchhaltungskonti ja
identisch. Also zB. für das Konto "Notenaufwand" existiert der
Budgetposten "Notenaufwand". Nun benannte der frühere Chef unseres
Vereins die Budgetposten nach Gutdünken ohne die Namen der
Buchhaltungskonti dafür zu nehmen. Ich habe ihn einfach machen lassen
und mir überlegt, wie ich für die Konzertabrechnungen die
Gegenüberstellung "Budget-Ergebnis" hinkriege. Da kam mir eben auch die
Idee, jeder Erfolgsbuchung die Nummer des damit korrelierenden
Budgetpostens mitzugeben.

Wie gesagt, meine Frage scheint mir beantwortet. Ich kann getrost bei
meiner Lösung bleiben, wenn dafür auf kommerzieller bzw. professioneller
Basis nichts Besseres existiert.
--
Grüsse, Jonas
---
Volker Englisch
2021-10-22 17:14:35 UTC
Permalink
Post by Jonas Hoppe
Wie gesagt, meine Frage scheint mir beantwortet. Ich kann getrost bei
meiner Lösung bleiben, wenn dafür auf kommerzieller bzw. professioneller
Basis nichts Besseres existiert.
Naja, ich kann natürlich nicht für alle sprechen, und ich kenne bisher
nur zwei kommerzielle und ein unternehmenseigenes Buchhaltungssystem.
Was natürlich nicht heißen kann, dass es sowas, was du suchst, nicht
doch irgendwo gibt.

Wirklich weiterhelfen konnte ich somit leider nicht.

V.
Forrest Gump
2021-10-22 18:10:33 UTC
Permalink
Post by Volker Englisch
Wirklich weiterhelfen konnte ich somit leider nicht.
Doch, doch. So stümperhaft ist meine Lösung also nicht, wie ich dachte.

Vielen Dank.

Grüsse
Forrest
--
"Das Gute an Vietnam war, dass man immer irgendwas vorhatte."
Forrest Gump
---
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